Quel que soit votre talent dans la discipline créative que vous avez choisie, ce n’est que la moitié du travail d’un freelance qui réussit. L’autre moitié consiste à rester organisé et productif afin de pouvoir tout livrer à temps et d’être payé rapidement. Et cela est plus important que jamais dans le contexte actuel de crise du coût de la vie.

Si vous parlez à un free-lance qui a réussi à s’organiser, vous constaterez probablement qu’il dispose d’une série d’outils de productivité qui l’aident à atteindre cet objectif avec un minimum d’efforts. Si ce n’est pas le cas pour vous, vous manquez probablement d’une astuce.

Posez-vous la question suivante : combien d’heures par semaine pourriez-vous économiser si vous utilisiez de meilleurs outils ? Ensuite, réfléchissez à l’argent que vous pourriez gagner en plus. (C’est probablement beaucoup. Certainement assez pour éclipser le montant que vous paieriez pour vous abonner à ces outils).

Mais se tenir au courant des derniers outils et logiciels de productivité, en repérer de nouveaux qui pourraient vous aider et les essayer sont autant de tâches que nous remettons sans cesse à plus tard. Pour vous aider à démarrer, nous nous sommes donc tournés vers la communauté créative pour obtenir des recommandations.

La liste ci-dessous comprend à la fois de nouveaux outils et des outils plus anciens. Tous ces outils peuvent vous aider à rationaliser votre flux de travail, à gagner en efficacité et à mieux gérer votre activité de freelance. Et nous savons qu’ils fonctionnent dans la pratique, car, sinon, pourquoi vos collègues créatifs les recommanderaient-ils ?

MyMind : Perdez-vous beaucoup de temps à fixer une page ou un écran vierge, sans savoir par où commencer ? Voici un outil qui peut vous aider à surmonter cet obstacle à l’avenir.

MyMind est une application conçue spécialement pour les professionnels de la création, qui leur permet d’enregistrer des idées, de l’inspiration et des choses qu’ils souhaitent lire plus tard, le tout-en-un seul endroit organisé, tout en construisant une base de connaissances personnelle consultable.

Nous apprécions également le fait que MyMind soit une petite entreprise indépendante dirigée par des créatifs. “Nous n’avons jamais levé d’argent”, disent-ils. “Nous nous concentrons sur la construction d’une entreprise solide et durable.

En bref, MyMind aide à stimuler la créativité et à créer de nouvelles connexions entre les contenus sauvegardés. Luke Taylor, créateur de contenu, l’utilise “pour trouver l’inspiration et sauvegarder tout ce que je trouve cool ou intéressant à lire”.

Standards Site : Vous souhaitez créer des lignes directrices pour votre marque ? Voici une recommandation du graphiste Aaron Phelan.

Standards Site est un système qui vous aide à élaborer facilement et rapidement des guides de style et des directives de marque. Il exporte aussi automatiquement les actifs, ce qui vous permet de gérer efficacement les documents relatifs à l’identité de votre marque. “J’ai commencé à l’utiliser récemment”, explique Aaron. “J’ai découvert que c’est un outil formidable, conçu avec beaucoup de soin et d’attention aux détails. J’ai hâte de l’utiliser pour d’autres projets de clients à l’avenir.

Nous sommes, nous aussi, de fervents adeptes de cet outil, et vous pouvez en savoir plus sur lui dans l’article que nous lui avons consacré l’été dernier.

Obsidian : Vous travaillez en Markdown ? Alors vous allez adorer Obsidian : une base de connaissances puissante qui fonctionne à partir d’un dossier local de fichiers Markdown en texte brut, vous permettant de capturer rapidement des notes et de créer des liens entre elles, de visualiser les connexions dans une vue graphique et de publier des notes sur le web.

Cette recommandation émane du graphiste Rohit Sharma. “J’utilise Obsidian pour la productivité et la création de systèmes basés sur la connaissance, y compris une page d’archives personnelles”, explique-t-il.

Calendly : Vous avez du mal à gérer votre emploi du temps et vous ratez des réunions à cause d’une mauvaise organisation du temps ? Ou bien vous vous efforcez d’honorer vos rendez-vous, mais l’effort que cela représente absorbe la moitié de votre journée ?

Quoi qu’il en soit, Calendly est un outil de prise de rendez-vous en ligne qui élimine la corvée des courriels pour trouver une heure de rendez-vous. Au lieu de cela, il vous suffit d’envoyer à vos invités un lien vers vos disponibilités et de leur demander de choisir une heure dans votre calendrier. En d’autres termes, cet outil rend la planification simple et efficace, ce qui vous évite bien des tracas.

“C’est l’outil que je recommande le plus pour planifier les présentations, les rencontres, etc.”, déclare Haruko Hayakawa, artiste en images de synthèse et directrice de la création, que nous avons présentée en décembre dernier. Cela m’évite les allers-retours du type “quand es-tu disponible ?”. Bianca Bramham, agent d’artistes et productrice créative de l’agence Jacky Winter, est du même avis et considère que ce système a “changé la donne”.

Miro : Miro est une plateforme de tableau blanc collaboratif en ligne permettant aux équipes de collaborer visuellement sur des projets, des idées et des ateliers en temps réel ou de manière asynchrone. Elle facilite la collaboration à distance grâce à des espaces partagés permettant de faire du brainstorming, d’organiser le contenu et les tâches, et bien d’autres choses encore. C’est aussi l’un des favoris de Haruko Hayakawa, qui déclare : “J’adore Miro pour le brain dumping et le travail collaboratif avec les clients”.

Notion : Notion est un outil polyvalent de prise de notes et de gestion de projets qui vous permet de rédiger des notes, d’organiser des informations, de gérer des projets et bien d’autres choses encore en utilisant des blocs de construction tels que des bases de données, des calendriers et des tableaux Kanban synchronisés sur tous les appareils. En tant que tel, il est très flexible et peut être adapté à différents besoins des freelances. Luke Taylor le recommande pour “les listes de tâches, les notes, les projets, etc.”, et Joanie Gorman, consultante indépendante, en est également une adepte.

Google Docs : Il est tentant de supposer que tout le monde a entendu parler de Google Docs, mais peut-être n’est-ce pas le cas. Dans ce cas, cela vaut la peine d’y jeter un coup d’œil.

Pour les non-initiés, cette application web gratuite d’édition de documents vous offre de puissants outils de collaboration en temps réel, de partage de documents et d’intégration de stockage en nuage. Elle est entièrement compatible avec les formats de fichiers de Microsoft Office, ce qui vous permet de dire adieu à cet abonnement onéreux. Mieux encore, il fonctionne sur pratiquement toutes les plateformes, est facile à utiliser et accessible depuis n’importe quel appareil.

“J’utilise Google Docs pour les réservations et les revenus”, explique la styliste Sophie O’Connor. “Pour le reste, je suis assez vieille école en matière de gestion et de comptabilité.

Notes : Vous utilisez des produits Apple ? Dans ce cas, vous devriez certainement essayer l’application Notes. L’application de prise de notes intégrée d’Apple pour les appareils iOS et macOS vous permet de noter rapidement vos pensées, d’ajouter des notes, des éléments de la liste de contrôle, des images, etc. Tout se passe dans une interface simple et rapide, synchronisée entre les appareils Apple. “Je n’ai besoin de rien d’autre”, déclare le graphiste Mike Sullivan.

Basecamp : Basecamp est un logiciel de gestion de projet et de communication d’équipe qui fournit des outils pour gérer des projets, rédiger de la documentation et planifier des tâches par le biais d’une plateforme de chat de groupe en temps réel. Créé par l’agence de conception web 37signals, il existe depuis des années, mais reste populaire pour de bonnes raisons. L’agence de graphisme Typofonderie en est une grande adepte. “C’est notre outil principal pour gérer tous nos projets, y compris notre événement Type Paris et la vie en général”, disent-ils.

iA Writer : iA Writer est une application de rédaction ciblée avec prise en charge de Markdown, qui offre une interface simple et épurée pour éviter les distractions, avec des outils utiles tels que la coloration syntaxique, des modèles personnalisables et l’intégration avec des services de stockage en nuage. C’est une autre recommandation de Typofonderie, dont le site web a été conçu pour définir du contenu en Markdown.

Loom : Loom facilite l’enregistrement de votre écran et du son de votre ordinateur, puis le partage instantané des enregistrements vidéo par le biais d’un simple lien généré, ce qui permet une communication et une collaboration asynchrones aisées. Comme l’explique Patrick Gallagher, motion designer 2D indépendant : “Vous enregistrez votre écran dans votre navigateur, puis un lien est généré automatiquement ; cela me permet de rattraper de manière asynchrone des clients qui se trouvent dans d’autres fuseaux horaires.

Air Table : Les feuilles de calcul, les tableaux, etc. vous laissent perplexe ? Alors, simplifiez-vous la vie avec Airtable. Il s’agit d’une solution logicielle à la fois feuille de calcul et base de données qui permet d’organiser et d’afficher des informations dans différentes vues, telles que des tableaux et des calendriers, avec de solides capacités d’automatisation et d’intégration. “Je serais perdue sans ce logiciel pour organiser mes projets les plus importants et me maintenir sur la bonne voie”, s’enthousiasme l’illustratrice Alice Potter.

Reminders : Vous utilisez un appareil Apple ? Vous avez besoin de vous rappeler constamment certaines choses ? Dans ce cas, l’application Reminders, qui porte bien son nom, est un coup de maître. Il s’agit essentiellement d’une application d’organisation simple conçue pour vous aider à créer, gérer et suivre toutes sortes de tâches, de rendez-vous et de responsabilités dont vous devez vous souvenir sur tous vos appareils. Elle vous aide à centraliser toutes vos tâches en un seul endroit afin que rien ne vous échappe.

“J’utilise Reminders sur Mac et je me contente de dresser une liste interminable”, explique Alice Potter. “Mais je trouve qu’il est facile à utiliser. Ça marche pour moi.” C’est aussi le cas du réalisateur Brett Chapman. C’est un peu Nathan Barley”, explique-t-il, “mais j’utilise Siri pour mettre des choses dans mon application Rappels au fur et à mesure qu’elles se présentent ; il s’agit généralement de petites tâches facilement oubliées ou de réparations qui ne se retrouvent pas dans les courriels”. Cela fait toujours rire les gens qui me voient faire, mais cela signifie que je ne surcharge pas mon cerveau”.

TouchDesigner : TouchDesigner est un excellent choix pour toute personne impliquée dans le prototypage rapide d’installations médiatiques interactives. Cette plateforme de développement visuel permet aux concepteurs, artistes et interprètes de créer des projets en temps réel sans écrire de code en connectant des médias interactifs tels que la 3D, la RV, la RA, le son, l’éclairage, les simulations et la génération procédurale à l’aide d’une boîte à outils complète. Le graphiste Rohit Sharma, qui l’utilise depuis peu pour des expériences créatives, fait partie de ses fans.

Perplexity : Perplexity est un assistant IA pour la recherche automatisée qui permet de gagner du temps en vous laissant décrire ce que vous voulez savoir et qui trouve automatiquement les informations les plus pertinentes et les plus récentes à partir de sources en ligne fiables en quelques secondes. Il utilise des techniques NLP avancées pour comprendre exactement ce dont vous avez besoin et le contexte, et vous renvoie des aperçus complets et cités. En bref, c’est ChatGPT, mais… en mieux. “J’utilise Perplexity pour faire mes recherches et c’est un rêve qui devient réalité”, s’enthousiasme Antonella, écrivain.

Cobbler : Nous terminerons par un outil destiné à un public très spécialisé, mais si vous travaillez pour une agence de talents, continuez à lire. Cobbler a été conçu à l’origine pour un usage interne au sein du Jacky Winter Group, qui l’a maintenant gentiment partagé avec d’autres. Il s’agit essentiellement d’une solution clé en main pour les agences de recrutement à la commission, qui permet de gérer pratiquement tous les aspects de ce type d’activité sans quitter l’application. “Nous ne pouvions pas trouver de système de CRM ou de facturation qui fasse tout ce que nous voulions, alors nous avons créé le nôtre”, explique Bianca Bramham. “C’est un projet très amusant.